Organizacja dokumentów w biurze nie byłaby możliwa bez odpowiednich materiałów biurowych. By zachować porządek w dokumentacji, konieczne jest zaopatrzenie swojego miejsca pracy w teczki i segregatory. Te niezbędne narzędzia stanowią doskonałe rozwiązanie do przechowywania dokumentów (faktur, umów, deklaracji podatkowych do Urzędu Skarbowego, rachunków itd.) w każdym biurze i są kluczowe dla utrzymania efektywnego miejsca pracy. Wybierając nowoczesne teczki i segregatory do swojego biura, należy zwrócić uwagę na pewne cechy. Przede wszystkim kluczowa jest ich funkcjonalność oraz jakość wykonania. Dlatego w tym artykule podpowiemy Ci, co warto sprawdzić przed zakupem tych artykułów, by mieć pewność, że wybrałeś funkcjonalny produkt, o dużej wygodzie użytkowania, który posłuży Ci przez długi czas.
Teczki biurowe do archiwizacji dokumentów – jakie funkcje powinny mieć?
Przy tak wielu opcjach teczek dostępnych na rynku, może być trudno zdecydować, która z nich najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Aby ułatwić Ci tę decyzję, opiszemy po krótce podstawowe cechy, jakimi powinna charakteryzować się funkcjonalna teczka.
Przede wszystkim przyda Ci się teczka, która jest zaopatrzona w jakieś zamknięcie. Dzięki niemu zawartość nie będzie wypadać i będzie jeszcze lepiej chroniona przed czynnikami zewnętrznymi. Najbardziej popularne są teczki z gumką oraz wiązane, które dodatkowo posiadają 3 wewnętrzne klapki (skrzydła/zakładki), których zadaniem jest utrzymanie arkuszy na miejscu. Są praktyczne i niezawodne i doskonale sprawdzają się do przechowywania niewielkiej ilości dokumentów. Dużym uznaniem cieszą się także skoroszyty zamykane na rzep, które są znacznie łatwiejsze do otwierania i zamykania niż wspomniane wcześniej modele z gumką i wiązaniem. Ciekawym rozwiązaniem jest teczka zamykana na klips- plastikowy zatrzask. Ma ona kształt koperty, dlatego często nazywana jest też kopertową. Ten rodzaj możesz wykorzystać nie tylko do przechowywania dokumentów, ale także drobnych akcesoriów biurowych. Zwróć uwagę, że niektóre z tych teczek posiadają po boku perforację, która daje możliwość wpinania do każdego segregatora.
Stojąc przed wyborem teczki, zwróć uwagę na jej szerokość grzbietu. To od tego parametru zależy, ile arkuszy pomieści dany model. Warto wybierać te, które posiadają poszerzony grzbiet. Zmieścisz do nich więcej kartek, a tym samym na raz uporządkujesz więcej pism. Standardowe teczki biurowe pomieszczą od 100 do 200 kartek, podczas gdy te z szerszym grzbietem są w stanie pomieścić ich nawet 500, 600 arkuszy. To spora różnica, tak więc warto mieć to na względzie.
Jeśli chcesz, by Twoja dokumentacja przechowywana w teczce była odpowiednio posegregowana, warto wybrać teczki segregujące. Jednym z rodzajów tych skoroszytów są teczki z przegródkami, nazywane także harmonijkowymi, ze względu na fakt, iż otwarte przypominają kształtem harmonijkę. Te modele pozwalają na pogrupowanie dokumentów według wybranych, konkretnych kryteriów. Taka segregacja ułatwia odnajdywanie plików, a także sprawia, że dokumenty nie mieszają się ze sobą. W zależności od potrzeb, możesz wybrać np. teczkę z 6 przegródkami lub z 12 przegródkami. Innym rodzajem teczek segregujących są teczki z przekładkami. Jak sama nazwa wskazuje, zawierają one przekładki, które dodatkowo zaopatrzone są w indeksy do opisu. Dzięki przekładkom możesz pogrupować swoje dokumenty, a następnie opisać ich zawartość, co znacznie ułatwi i przyspieszy jej identyfikację.
By Twoja teczka była praktyczna i spełniła Twoje oczekiwania, warto byś wziął pod uwagę jej przeznaczenie. Do przechowywania i porządkowania bieżących dokumentów klasyczne teczki będą wystarczające. Są jednak sytuacje, w których potrzebna Ci będzie teczka specjalistyczna do konkretnych zastosowań. Jeśli w teczce zamierzasz na przykład umieścić dane osobowe pracowników, w Twojej placówce powinny znaleźć się teczki do akt osobowych. Zawierają one specjalne przekładki oznaczone literami A, B, C, D i E i ułatwiają prawidłową segregację akt pracowniczych, zgodną z przepisami Kodeksu Pracy. Jeśli z kolei w swojej codziennej pracy masz do czynienia z dokumentami wymagającymi podpisu osoby przełożonej, polecamy zakup teczki do podpisu. W niej umieszcza się wszystkie pisma przeznaczone do sygnowania. Do prezentowania ważnych dokumentów swoim kontrahentom doskonale nadają się teczki ofertowe, zwane inaczej albumami ofertowymi. Wyposażone są w zgrzane z grzbietem koszulki na dokumenty i służą do estetycznej i profesjonalnej prezentacji ofert firmy, materiałów marketingowych, portfolio itp. Pomocne w archiwizacji dokumentów okażą się także teczki zawieszkowe. Posiadają one specjalne haczyki, umożliwiające archiwizację w specjalnych pudłach, pojemnikach czy szufladach. Takie teczki zawieszane świetnie sprawdzą się do dokumentów poufnych, które nie mogą być trzymane na widoku. W przypadku gdy Twoja praca wiąże się z częstymi wyjazdami z biura, idealnym rozwiązaniem będzie teczka z rączką. Dzięki niej wygodnie przeniesiesz swoje dokumenty, wszędzie tam, gdzie będziesz ich potrzebował.
Segregatory – jakie praktyczne funkcje tych akcesoriów biurowych ułatwią przechowywanie dokumentacji?
Segregowanie dokumentów to ważny element utrzymania porządku w biurze, dlatego warto zaopatrzyć firmę w segregatory. Do wyboru masz segregatory ringowe i segregatory z mechanizmem dźwigniowym. Oba pewnie przytrzymają wpięte przedziurkowane arkusze, przy czym ten z dźwignią lepiej sprawdzi się przy intensywnym użytkowaniu oraz wielokrotnym otwieraniu i zamykaniu. Jest on też dedykowany do większej ilości dokumentów, podczas gdy segregator z ringami będzie idealny do mniejszej ilości arkuszy. Ten z kolei może mieć 2 lub 4 ringi do wpięcia dokumentów. Dlatego jeśli dziurkujesz swoje wydruki zwykłym dziurkaczem biurowym odpowiednia dla Ciebie będzie opcja z 2 ringami. Ta z 4 przyda Ci się, jeśli używasz specjalistycznego dziurkacza, który robi w papierze aż 4 dziurki.
Niezależnie od tego, na który z tych segregatorów padnie Twój wybór, warto być wybrał model z dodatkowymi udogodnieniami. Na co więc zwrócić uwagę? Z pewnością bardziej praktyczne będą modele z foliową kieszenią na grzbiecie. Służy ona do włożenia etykiety opisowej, dzięki której łatwiej Ci będzie zidentyfikować zawartość segregatora. Taki rodzaj segregatora będzie najlepszy, jeśli często wymieniasz w nim dokumenty- etykietę wsuwaną możesz w każdej chwili wymienić na nową ze zaktualizowanym opisem.
Wybierając segregator zwróć również uwagę czy posiada on otwór na palec. Jest on niezwykle przydatny, gdyż ułatwia zdejmowanie dokumentów z półki i odkładanie ich na miejsce. Segregator z takim otworem gwarantuje pewny chwyt, przez co nie wypadnie Ci z ręki. Istotną kwestią są także otwory umieszczone na przedniej okładce. Są to otwory blokujące okładkę, co oznacza, że nawet jeśli wypełnisz segregator po brzegi papierami, nie rozejdzie się.
Jeśli zależy Ci na produkcie o wysokiej trwałości, postaw na wersje z metalowymi okuciami na dolnych krawędziach. Stanowią one rodzaj dodatkowego wzmocnienia konstrukcji, poprzez jej usztywnienie. Dzięki takiemu rozwiązaniu Twój segregator będzie skutecznie chroniony przed zniszczeniem i posłuży Ci dłużej niż model bez metalowej listwy.
Funkcje, które z pewnością się przydadzą to wewnętrzne przekładki oraz kieszenie a także dodatkowe zabezpieczenie. Z pomocą przekładek posegregujesz swoje dokumenty, grupując je według ustalonych przez Ciebie kryteriów. W ten sposób znacznie skróci się czas ich wyszukiwania. Dodatkowe kieszenie w segregatorze to z kolei doskonałe rozwiązanie do przechowywania luźnych notatek, które musisz mieć pod ręką. Jeśli chodzi o zabezpieczenia, dostępne są modele z elastycznym zamknięciem, chroniącym dokumenty przed wypadaniem.
Oczywiście na funkcjonalność segregatora, tak samo, jak w przypadku teczek, wpływa także jego szerokość grzbietu, która decyduje o pojemności. Najbardziej popularny jest segregator 50mm o pojemności 350 arkuszy oraz 75mm, który zmieści 500 kartek. Jeśli na co dzień masz do czynienia ze stosem dokumentów, wybierz modele z szerszym grzbietem. Z ich pomocą szybciej uporządkujesz większa ilość papierowych plików.
Niezwykle ważne przy wyborze tego niezbędnego artykułu biurowego jest też jego zastosowanie. Do standardowych wydruków ksero i ich utrzymania w ładzie wybierz segregator A4. Do przechowania materiałów reklamowych idealny będzie format A5. Z kolei do dużych rysunków technicznych, map czy projektów sięgnij po modele w formacie A3. Do prezentacji oferty firmy najlepsze zaś będą segregatory ofertowe (prezentacyjne), które zapewnią wygodę przeglądania materiałów marketingowych, cenników itp. Zaopatrzone są one w kieszeń foliową na przedniej i tylnej okładce, która służy do personalizacji. Jest doskonałym miejscem na umieszczenie logo firmy i innych informacji, mających wpływ na wizerunek Twojej firmy. W celu prawidłowej segregacji akt pracowniczych wybierz segregator do akt osobowych. Posiada on specjalne przekładki (A, B, C, D, E) ułatwiające poprawny podział poszczególnych dokumentów.
Teczki do porządkowania biurka – jakie materiały wybrać? Czy teczki papierowe to jedyne rozwiązanie?
Przy wyborze teczek, poza przydatnymi funkcjami, warto kierować się także jakością wykonania. Dużą część dostępnych na rynku teczek stanowią te wykonane z białego lub szarego kartonu. Gramatura kartonu w poszczególnych modelach różni się, dlatego warto pamiętać, że im grubszy karton, tym teczka papierowa będzie bardziej wytrzymała. Za jedne z najtrwalszych teczek tekturowych uznaje się teczki preszpanowe. Nie bez znaczenia jest też bezkwasowość kartonu. Skoroszyty bezkwasowe to takie, które mają odczyn pH powyżej 7 i są dedykowane do długotrwałej archiwizacji. Skutecznie chronią zawartość przed rozkładem papieru, spowodowanym niekorzystnym wpływem kwasów znajdujących się w powietrzu (np. związki siarki i azotu). Wybierz więc teczki papierowe bezkwasowe, jeśli musisz przechować swoje dokumenty w nienaruszonym stanie nawet przez kilkanaście lat.
W teczkach papierowych istotne jest również porycie folią polipropylenową (błyszczącą lub matową) lub folią PVC. Jest to sposób na wzmocnienie powierzchni i ochronę produktu przed uszkodzeniami mechanicznymi takimi jak wgniecenie czy rozdarcie. A zatem wersje papierowe z folią będą trwalsze od tych bez tego powleczenia. Większą sztywnością i odpornością na czynniki zewnętrzne charakteryzują się także teczki lakierowane, które dodatkowo uwydatniają kolor okładki. Jeśli zależy Ci na atrakcyjności wizualnej swojej teczki, wybieraj te pokryte wybiórczo lakierem UV.
Poza teczkami kartonowymi kupić można także modele wykonane w całości z polipropylenu, PVC lub innych tworzyw sztucznych. Są one bardzo trwałe i odporne na codzienne intensywne użytkowanie oraz czynniki zewnętrze (im większa grubość tworzywa, tym większa wytrzymałość teczki). Stanowią idealny wybór dla osób, które często zabierają dokumenty poza biuro- przechowując w nich pisma, masz pewność, że nie zamokną i nie ulegną uszkodzeniu podczas transportu. Ich niewątpliwym atutem jest też fakt, iż doskonale nadają się do personalizacji- często posiadają kieszonkę na wizytówkę lub etykietę do odpisu zawartości. Polipropylenowe skoroszyty nadają się także do umieszczania na nich zdobień np. w postaci nazwy lub logo firmy. Taka teczka będzie wyglądać profesjonalnie i wpłynie na pozytywny wizerunek firmy. Do zalet teczek plastikowych należy także ich przezroczystość. Zdecydowana większość z nich jest wykonana z transparentnego materiału, dzięki czemu łatwo jest zobaczyć, co znajduje się w środku, bez otwierania.
Nie sposób nie wspomnieć w tym miejscu o ekologii. Zdecydowanie bardziej przyjazne dla środowiska są teczki z papieru. Często wytwarzane są z kartonu pochodzącego z odzysku i co ważne, nadają się recyklingu. Są też biodegradowalne i nie zanieczyszczają środowiska tak jak plastik, który ulega rozkładowi w bardzo wolnym tempie. Wiele z nich posiada także certyfikaty środowiskowe, a ich produkcja jest neutralna pod względem emisji CO2.
Segregatory do biura – jakie materiały wybrać?
Podobnie jak teczki, segregatory również w większości wykonane są z kartonu, którego gramatura różni się w zależności od modelu- wyższa gramatura = większa trwałość. Wiele z nich pokrytych jest okleiną z folii polipropylenowej lub z folii PVC. Dzięki temu zyskują one na wytrzymałości i są odporne na uszkodzenia mechaniczne, wodę oraz inne czynniki zewnętrzne powodujące zniszczenia. Dostępne są zarówno modele z jednostronnym, jak i dwustronnym pokryciem. Jeśli zależy Ci na ekologicznej wersji, wybierz segregator pokryty papierem z recyklingu. Będzie on w 100% nadawał się do ponownego przetworzenia.
Poza segregatorami kartonowymi zakupić możesz także segregatory plastikowe, które są znacznie trwalsze. Będą one idealnym wyborem dla biur, w których każdego dnia intensywnie użytkuje się te produkty. Są one wykonane z polipropylenu lub z polyfoamu. Warto zwrócić uwagę na ich grubość, wyrażoną w µm, rzadziej w mm. Zasada jest taka sama jak w przypadku gramatury kartonu- im jest ona wyższa, tym mocniejszy będzie segregator. Te rodzaje segregatorów są bardzo lekkie, dlatego idealnie nadają się do przenoszenia. Ich zaletą są także ciekawe wzory okładek– znajdziesz wśród nich nie tylko gładkie oprawy (tak jak w przypadku modeli kartonowych), ale także ze szczotkowanym wykończeniem bądź tłoczonym wzorem.
Pomimo iż coraz częściej w firmach korzysta się z przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, nic nie zastąpi wersji papierowej. Dlatego teczki i segregatory są obowiązkowym elementem wyposażenia każdego biura. Usprawniają one porządkowanie pism i zapewniają do nich łatwy dostęp. Do tego nie zajmują zbyt dużo miejsca i można je wygodnie przechowywać w szafce czy na regale. Mnogość ofert tych artykułów sprawia, że każdy znajdzie taki, który odpowiadać będzie jego potrzebom. Zapraszamy do Ofix.pl, gdzie znajdziesz funkcjonalne teczki i segregatory w różnych kolorach, które dopasujesz do każdego biurowego wnętrza, czyniąc je przyjemniejszym. Posiadamy szeroki asortyment produktów najwyższej jakości, pochodzących od renomowanych marek. W naszym sklepie internetowym zakupić możesz także inne wyposażenie, które usprawni Twoją codzienną pracę w biurze, w tym artykuły piśmiennicze oraz urządzenia biurowe takie jak drukarka, laminator czy niszczarka. Wystarczy kilka kliknięć, by zaopatrzyć swoje biuro we wszystkie niezbędne artykuły, które trafią do Ciebie w ciągu 24h od złożenia zamówienia.
