Program konkursu zawsze jest ogłaszany dużo wcześniej niż ma się odbyć główna impreza. Zawiera on wszystkie elementy począwszy od pierwotnej rekrutacji poprzez finały. Mimo że trwa to kilka tygodni zawsze jest mnóstwo chętnych. Najbardziej szczegółowe informacje na ten temat można uzyskać na portalach internetowych związanych z muzyką oraz pokrewne strony. Także główna strona internetowa konkursu Bartoka zawsze mówi o aktualnościach i przedstawia program. Jest on dopiero wtedy ukazywany, gdy zostanie zaakceptowany przez organizatorów. Muszą oni policzyć to wszystko w czasie aby zmieścić się z urządzeniem wszystkiego na czas. Ten program przygotowywany jest w różnym okresie. Raz może to odbywać się latem, innym razem zimą. Zależy to także od wszystkich okoliczności zewnętrznych. Wiadome jest że musi być także ułatwiony dojazd na miejsce spotkania z uczestnikami. Najwięcej problemów mogą mieć gości z zagranicy dlatego informuje się ich dużo wcześniej. W ten sposób daje się szanse wszystkim po równo.
