Wybór właściwego biura rachunkowego to dla każdego przedsiębiorcy często poważny dylemat. Obsługa kadrowo-płacowa i księgowość to na tyle istotne sprawy, że nie można powierzać ich w nieprofesjonalne ręce. Skutki błędów księgowo-płacowych mogą być dla nas bardzo nieprzyjemne. Jak wybrać biuro rachunkowe spełniające nasze oczekiwania? Poniżej 4 ważne cechy, na które należy koniecznie zwrócić uwagę.
Wysokie kompetencje pracowników
Ustawa o rachunkowości, prawo pracy oraz inne przepisy związane z obsługą kadrowo-płacową w Polsce nie są proste. Tylko osoby o dużym doświadczeniu i odpowiednim wykształceniu są w stanie zapewnić klientom usługi na wysokim poziomie. Pożądanym wręcz jest posiadanie przez pracowników wykształcenia wyższego w dziedzinie rachunkowości, ale to nie wszystko.
Dobrze by osoby zatrudnione w wybranym przez nas biurze rachunkowym stale się szkoliły, poszerzały wiedzę systematycznie i były na bieżąco z każdą zmianą przepisów. O takiej postawie świadczy chociażby zrzeszanie się w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce oraz odpowiednie zaświadczenia z tym związane.
Wysokimi kompetencjami pracowników zwykle mogą pochwalić się biura rachunkowe istniejące od przynajmniej kilku lat. Jeśli księgowi dobrze radzą sobie na rynku, to często świadczy o ich bogatym doświadczeniu i szerokiej wiedzy. Warto również, zanim podejmiemy współpracę z danym biurem, zadać księgowym kilka specjalistycznych pytań – jeżeli bez problemu odpowiedzą, będzie to dobry znak, jeżeli nie – lepiej rozejrzeć się za innym biurem.
Zakres usług
Niektóre biura rachunkowe oprócz obsługi kadrowo-płacowej oraz usług księgowych oferują także dodatkową pomoc prawną czy inne usługi, np. rejestrowanie działalności gospodarczej. Dobrze już na wstępie zapytać, czy biuro proponuje wsparcie w optymalizacji kosztów firmy czy reprezentuje przedsiębiorstwa w kontaktach z urzędami, w tym US i czy za takie usługi pobiera dodatkowe opłaty.
Kompleksowość usług to niewątpliwa zaleta – jest to wygodne dla przedsiębiorcy i pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Przy wyborze księgowej warto też sprawdzić, w jaki sposób przyjmuje od klientów potrzebne dokumenty i czy dana forma nam odpowiada. Są biura rachunkowe oferujące możliwość przesyłania dokumentów księgowych elektronicznie, a także takie, które proponują odbiór bezpośredni u klienta.
Cena usług księgowych
Cechą, na którą zwraca uwagę niemal każdy przedsiębiorca, jest cena. Należy jednak wziąć pod uwagę, że nie powinna ona być jedynym i najważniejszym kryterium decydującym. Biuro rachunkowe oferujące swoje usługi za stawki dużo niższe od cen rynkowych nie budzi zaufania. Najlepiej wybrać takie, które ma odpowiednio wyważony stosunek opłat do jakości obsługi. Zbytnie obniżanie ceny to przecież sygnał, że w jakiejś części biuro tnie koszty – cięcie kosztów może więc wiązać się z tym, że pracownicy są przeciążeni pracą lub są nisko opłacani, co z kolei świadczyć może o ich niższych kompetencjach itd. Poza tym tani usługodawcy często mają ograniczoną odpowiedzialność w sprawach spornych oraz doliczają dodatkowe opłaty za pomniejsze działania.
Zakres odpowiedzialności cywilnej
Niezwykle istotną sprawą jest polisa OC. Firmy zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych muszą takie ubezpieczenie posiadać. Im wyższa kwota tej polisy i szerszy jej zakres, tym większą będziemy mieć szansę jako klienci na wyegzekwowanie ewentualnej rekompensaty w sytuacji, gdy powstanie szkoda z winy księgowego.
W przypadku braku tej polisy lub niskich kwot w niej gwarantowanych możemy mieć poważne problemy w odzyskaniu pieniędzy. Często jedyną drogą będzie długa i żmudna droga sądowa. Przy okazji odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego i bezpieczeństwa klientów warto jeszcze wspomnieć o tym, żeby zwrócić także uwagę na to, czy księgowi w wybranej przez nas firmie przestrzegają zasad przechowywania i udostępniania danych (RODO) oraz odpowiednio zabezpieczają przechowywane dokumenty, w tym zarchiwizowane.
Biuro rachunkowe spełniające wszystkie kryteria
Jednym z biur rachunkowych, które spełniają wszystkie kryteria jest AK-PLUS Biuro Rachunkowe Anna Klupczyńska. Prowadzi je licencjonowana, doświadczona księgowa – pani Anna Klupczyńska. Z niniejszym biurem księgowym można skontaktować w następujący sposób:
- telefonicznie: 601 781 634
- mailowo: kontakt@biurorachunkowe-poznan.eu
- osobiście: Bogusławskiego 30/5, 60-214 Poznań
- przez formularz na stronie: biurorachunkowe-poznan.eu