W wielu firmach można niekiedy zobaczyć sytuację, gdy ktoś gorączkowo poszukuje jakiegoś dokumentu chodząc od jednego do drugiego pokoju. I dobrze będzie, jeśli taki dokument w pewnym momencie się znajdzie, bo czasami bywa też i tak, że niestety zaginie na dobre. Taka sytuacja wiąże się ze stratą czasu nawet kilku osób i niepotrzebnym zamieszaniem, dlatego też można pomyśleć o tym, żeby w jakiś sposób usprawnić wszystko. Bardzo dobrze nadają się do tego specjalne programy do zarządzania dokumentami w firmie, ze względu na swoje zalety są one coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców. I wbrew temu, co wielu osobom może się wydawać, doskonale sprawdzają się nie tylko w dużych firmach mających wiele działów, ale także w mniejszych. Wielu właścicieli trochę się obawia wdrażania takiego oprogramowania, gdyż uważają że jest ono zbyt drogie. Jednak bez problemów można znaleźć programy, których wdrożenie wcale tak dużo nie kosztuje, a korzyści jakie będą płynąć z uruchomienia takiego rozwiązania bardzo szybko zamortyzują poniesione nakłady. Programy do zarządzania obiegiem dokumentów pracują na ich wersjach cyfrowych, konieczne więc będzie miejsce, w których będzie wykonywane skanowanie faktur i wszystkich innych dokumentów, które się w firmie pojawią. Najczęściej wyznacza się do tego jednego lub kilku pracowników, których zadaniem będzie właśnie wprowadzanie danych do systemu. Programy mają najczęściej bardzo szerokie możliwości konfiguracyjne i pozwalają na bardzo elastyczne określenie zarówno możliwych do wykonania na dokumencie procesów, jak również uprawnień poszczególnych użytkowników. Dzięki temu, że wszystko można zdefiniować na poziomie wdrożenia, to dzięki temu zyskuje się pewność, że pracownicy będą mieli dostęp tylko do tych informacji, które im się udzieli. Jednocześnie bardzo łatwo będzie prowadzenie kontroli, kiedy i w jakim celu ktoś pracował na dokumencie, a także wyłapywać wszystkie zaniedbania i błędy popełnione przez załogę w czasie pracy.

www.gminess.pl

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here